劳动手册保管责任，法规解析与实际操作指南
在就业与劳动关系管理中，劳动手册作为记录个人工作经历、职业技能及培训情况的重要文件，对于劳动者而言具有不可替代的价值，关于劳动手册的保管责任，不同地区及企业可能存在差异，引发了一系列关于“劳动手册应由谁保管”的疑问，本文旨在通过解析相关法律法规，结合实际操作经验，为劳动者及企业提供明确的指导，确保劳动手册的有效管理和妥善保管。
法律法规视角下的劳动手册保管责任
1. 法律法规基础
根据《中华人民共和国劳动合同法》及其实施条例，以及各地人力资源和社会保障局的相关规定，劳动手册的保管责任并未在国家级法律中明确规定具体由哪一方负责，但原则上，劳动手册作为劳动者个人信息的官方记录，其原始性和完整性应得到保护。
2. 地方性规定
上海市：以上海为例，《上海市劳动合同条例》及其实施细则中虽未直接提及劳动手册的保管，但强调了用人单位应建立职工名册，记录劳动者的基本信息和劳动合同情况，这间接要求用人单位对员工的劳动信息负有管理责任。
其他地区：其他地区如北京、广东等，虽未有专门针对劳动手册保管的详细规定，但普遍强调用人单位需建立健全员工档案管理制度，确保员工个人资料的合法、安全使用。
实际操作中的保管责任与建议
1. 劳动者角度
个人责任：劳动者应意识到劳动手册的重要性，妥善保管原件，避免遗失或损坏，在离职或转职时，主动向新单位或人力资源服务机构提供有效的劳动手册复印件或电子版信息，以便及时更新个人信息。
备份与数字化：建议劳动者将劳动手册中的重要信息扫描或拍照存档，以防原件丢失后无法证明个人工作经历和资格。
2. 用人单位角度
管理责任：用人单位应建立规范的员工档案管理流程，包括但不限于接收、登记、更新、保存和销毁等环节，对于新入职员工提供的劳动手册复印件，应核实其真实性并妥善保存。
保密与合规：确保员工个人信息的安全，遵守《个人信息保护法》等法律法规，防止信息泄露，定期审查员工档案管理制度的有效性，确保其符合最新法规要求。
电子化转型：考虑采用电子化管理工具，如HR信息系统（HRIS），实现员工信息的数字化管理，既方便查询又便于长期保存。
特殊情况处理
遗失与补办：若劳动手册不慎遗失，劳动者应立即向原颁发机构报告并申请补办，不同地区补办流程可能有所不同，通常需携带身份证、单位证明等材料前往指定地点办理，用人单位应协助员工准备所需材料，并说明遗失原因及补办流程。
跨区域就业：对于跨区域就业的劳动者，其劳动手册的转移和更新可能涉及两地政策差异，建议提前咨询两地的人力资源和社会保障部门，了解具体要求和流程，确保信息无缝衔接。
虽然国家层面未明确界定劳动手册的具体保管责任方，但基于法律法规的精神及实际操作中的惯例，用人单位应承担起对员工档案的管理责任，而劳动者则需主动配合并提供必要的协助，通过双方的共同努力，不仅能有效保护劳动者的合法权益，也能促进企业的规范化管理，随着数字化人力资源管理的发展，劳动手册的管理方式或将迎来更加便捷、高效的变化，但无论形式如何变化，保障信息安全与合法性的原则始终不变。
