如何开具调档函，所需证明及办理流程详解

在办理各类档案转移、调动等手续时，调档函成为了一项必不可少的官方文件，对于初次接触此类事务的人来说，如何开具调档函、需要哪些证明以及具体办理流程可能会显得颇为复杂，本文将详细解析开具调档函所需的各种证明及具体的办理流程，帮助您高效、顺利地完成相关手续。

一、什么是调档函？

调档函，顾名思义，是指从一个单位或机构向另一个单位或机构调取档案时所使用的正式文件，它通常由接收档案的单位发出，用于请求原档案所在单位将档案转至新的接收单位，调档函具有法律效力，是档案转移过程中的重要凭证。

二、开具调档函所需证明

在开具调档函时，通常需要提供以下几类证明：

1、身份证明：申请人需提供有效的身份证明文件，如身份证、护照等，以确认申请人的身份。

2、工作证明或学习证明：根据具体情况，申请人可能需要提供工作证明（如工作证、劳动合同、单位介绍信等）或学习证明（如学生证、录取通知书等），以证明其有资格申请调取档案。

3、授权委托书：如果申请人无法亲自办理，可以委托他人代为办理，需提供授权委托书，明确代理人的权限和代理事项。

4、其他相关证明：根据具体情况，可能还需要提供其他相关证明文件，如婚姻状况证明、户籍证明等。

三、办理流程详解

开具调档函的办理流程通常包括以下几个步骤：

1、准备相关材料：根据所需证明类型，提前准备好各类证明文件，确保所有文件均为有效、真实且完整。

2、前往接收单位：携带准备好的材料前往接收档案的单位（即调档函的接收方），在大多数情况下，这是您希望将档案转移至的单位或机构。

3、填写申请表格：在接收单位处填写调档函申请表格，表格中通常需要填写申请人基本信息、档案转移原因、接收单位信息等，务必确保填写内容准确无误。

4、提交证明材料：将准备好的各类证明文件提交给接收单位的工作人员进行审核，工作人员会仔细核对您的材料是否齐全且符合要求。

5、等待审核结果：接收单位会对您的申请进行审查，审查内容包括但不限于您的身份、资格以及申请理由的合理性等，这一过程可能需要一定的时间，请耐心等待。

6、领取调档函：如果您的申请获得批准，接收单位会向您发放正式的调档函，调档函上通常会明确注明档案的转出单位、转入单位以及档案的转移方式等详细信息。

7、转交原档案单位：将调档函转交给原档案所在单位（即当前持有您档案的单位），原档案单位在收到调档函后，会按照调档函的要求将档案转交给新的接收单位。

8、确认档案接收：新的接收单位在收到档案后，会进行核对和确认，一旦确认无误，您的档案转移手续即完成。

四、注意事项

1、及时沟通：在办理过程中，如遇到任何问题或疑问，应及时与接收单位和原档案单位的工作人员进行沟通，以便尽快解决问题。

2、保留证据：妥善保管好各类证明材料及调档函的原件和复印件，以备日后需要时使用。

3、遵守规定：严格按照相关规定和流程办理调档手续，避免因操作不当而导致的不必要麻烦和损失。

4、关注时效：注意关注调档函的有效期及档案的转移时限，确保在规定时间内完成所有手续。

开具调档函虽然看似繁琐，但只要按照上述步骤和注意事项进行操作，便能顺利完成相关手续，希望本文能为您在办理调档函时提供有益的指导和帮助，如果您在办理过程中遇到任何困难或疑问，请随时向相关部门或工作人员咨询并寻求帮助，祝您顺利实现档案的转移和调动！